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【华理师说】张凯丽:疫情之下的远程办公/沟通发生了什么变化?

发布者:MBA教育项目来源:华东理工大学商学院


为了更好地应对疫情,很多企业都实行了远程办公。截止到2月17日的阿里云办公钉钉数据显示,全国超过一半省份采用钉钉平台进行企业复工,而钉钉协助了全国超1000万家企业和2亿上班族进行远程办公。远程办公(telecommuting)是员工不用出现在工作场所中,可以通过信息和通讯技术随机选择地点进行办公(Bailey & Kurland, 2002)。其中体现了两个主要特点,即地点不限定和信息化的应用。可以说,信息化的发展助推了远程办公。



远程办公利弊浅析


针对远程办公,学术界和实践界都对其进行了利弊的分析。对于组织来说,远程办公能够提高员工对组织的忠诚度,降低员工的离职率;降低企业在办公场所租赁和维护上的成本,节省企业成本。对于员工,远程办公使得员工灵活安排时间,提高了员工的自主性感知;其还使得员工与家人之间的沟通增多,帮助员工更好地协调工作家庭关系。然而,上述“利”需要结合“弊”来分析。对于组织来说,远程办公使得组织对员工的管理和监控度下降,无法更好的了解员工的工作状态和工作完成情况;降低了员工与同事之间的互动、合作以及信息共享,可能会导致工作进展不顺。对于员工来说,虽然远程办公可以协调工作家庭关系,但无疑也带来了家庭工作冲突;远程办公使员工分离于同事和组织之间,孤独感、不安全感、焦虑感等消极情感也会产生,影响员工身心健康(Martin & MacDonnell, 2012)。


远程办公沟通频率如何?


上述分析了远程办公的利弊,然而在远程办公下,员工之间的沟通是多了还是少了呢?在”HR便利店”公众号推出的《员工远程办公管理制度》中提到为了更好地管理员工,企业要设置多层次的沟通交流机制,比如员工每周开始前需要汇报自己的周计划;每天结束后需要汇报自己的日工作情况。除此之外,在工作时间内,员工需要全程在线,并且保证能够在1小时内进行工作消息回复;对于工作电话更是要做到及时接听。由此来看,为了更好地实现监督,上下级的沟通是增多了。然而同级之间的沟通是否增多呢?前段时间网上流传一个笑话,“以前办公室同事之间互相问好是随意,现在如果同事线上问好,可能觉得有事找自己”。由此来看,缺少了办公场所提供给同事之间的沟通和交流平台(如同一办公的相处、茶水间的闲谈、工作午餐的交流),同事之间的沟通和交流似乎会因此变少。



远程办公沟通效率如何?


在这种沟通频率下,沟通的有效性如何呢?首先,远程工作后员工需要向上级汇报自己每周、每日的工作情况,相较于实地办公可能是一种“时间的浪费”,使得这种沟通成为一种负担或无效行为。然而这种沟通的目的是为了提升工作效率,又不能完全将其看作是与工作绩效无关的行为。其次,在远程办公下,员工要求及时回复工作信息,这可能使得员工更聚焦在工作相关的信息上,沟通效率也因此提升。最后,对于同事之间的沟通,沟通的频率降低可能使沟通更关注在“问题”和“困难”上,因此沟通的效率应该会得到提升。但是如果沟通内容仅限于工作相关,虽然效率提升了,但对于降低个体孤独感和链接感还有欠缺。适当的情感联络,即便是吐槽工作或者表达自己工作中的无状态,虽与工作内容无关,但是有效性不可忽视。

 此外,笔者还发现,远程工作中,在与上级或客户沟通中,双方之间的“同理心”似乎变强了,以前对于工作中的失误抓住不放,而现在对于失误似乎比以前更能包容了。可能大家在远程办公中都存在“分心”的情况吧。


参考文献

1.钉钉数据: 返工日两亿人用钉钉在家办公

2.《员工远程办公管理制度》来了!靠谱方案,化解HR管理危机

3.关于疫情背景下远程办公,你需要知道的几件事 

4.Bailey, D. E., & Kurland, N. B. (2002). A review of telework research: Findings, new directions, and lessons for the study of modern work. Journal of Organizational Behavior, 23, 383–400. http://doi.org/10.1002/job.144

5.Gajendran, R. S., & Harrison, D. A. (2007). The good, the bad, and the unknown about telecommuting: Meta-analysis of psychological mediators and individual consequences. Journal of Applied Psychology, 92, 1524–1541. http://doi.org/10.1037/0021-9010.92.6.1524

6.Martin, B. H., & MacDonnell, R. (2012). Is telework effective for organizations? A meta-analysis of empirical research on perceptions of telework and organizational outcomes. Management Research Review, 35, 602–616. http://doi.org/10.1108/01409171211238820


张凯丽博士

华东理工大学商学院讲师